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Pourquoi utiliser un logiciel de planification


L’utilisation d’un logiciel de planification améliore la gestion du temps. Mais tout le monde n’utilise pas cette nouvelle technologie. Lorsque vous n’utilisez pas votre logiciel de suivi du temps, c’est comme avoir une nouvelle Ferrari, mais conduire à seulement cinq milles sous la limite de vitesse.

Pour débloquer la vitesse ultime d’une voiture de sport, vous devez comprendre son moteur. Vous devez apprendre les avantages du logiciel et comment tirer parti de sa puissance pour augmenter votre productivité. Vous n’obtenez une valeur de surface pour votre logiciel que si vous ne l’avez regardé que comme la Ferrari ci-dessus – et vous n’êtes intéressé que par la peinture et les sièges en cuir. Changez votre façon de penser à votre logiciel de planification.

Anticipez ce que votre logiciel peut faire pour la productivité

Vivre dans l’instant est excitant mais pas très productif quand on pense aux logiciels. Vous devez donc planifier si vous souhaitez maximiser votre temps d’utilisation du logiciel. Demandez à n’importe quel leader de l’industrie ou entrepreneur à succès combien de planification entre dans sa vie quotidienne – et il en va de même pour l’utilisation de logiciels.

Vous devez planifier quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement en changeant la perspective de votre emploi du temps horaire. Surtout, avec la planification quotidienne, vous pouvez planifier des tâches difficiles pour les moments où vous savez que vous êtes le plus productif. Par exemple, planifiez toutes les réunions et les échéances chaque semaine. La planification mensuelle vous permet de revoir vos propres KPI et de vous préparer pour un mois plus productif. Pendant ce temps, votre logiciel de planification vous permet, à vous et aux autres, de coopérer et de planifier ensemble lorsque vous avez tous des heures d’ouverture.

Les dirigeants doivent jongler avec plusieurs emplois, tâches et délais. Votre logiciel de planification contribuera également à réduire les malentendus et les problèmes de communication entre le responsable et l’équipe. Par exemple, le nouveau billet de blog de X doit être publié demain matin, avec une édition par un éditeur interne à la fin de la journée — est-ce sur le calendrier d’édition ? Vous devriez avoir un endroit pour gérer les métriques de votre équipe pour votre logiciel de planification. Il dit que les métriques aident les chefs d’équipe et les managers à planifier leur temps pour chaque cycle de développement.

Équilibre personnel-professionnel

Même si votre profession est essentielle à votre style de vie, vous et votre famille devez toujours passer en premier. Selon une étude de Deloitte, les organisations qui promeuvent l’équilibre travail-vie voient doubler la productivité des employés. Par conséquent, le meilleur logiciel de planification encourage l’équilibre travail-vie personnelle.

Prévoyez du temps pour la famille. Planifiez des rendez-vous avec votre conjoint et les événements sportifs et récitals de vos enfants. Ces événements doivent être non négociables et vous pouvez les organiser en utilisant les mêmes outils que vous utilisez pour votre entreprise.

Concilier travail et vie est beaucoup plus facile à réaliser. Utilisez des stratégies de planification qui vous aident à maximiser votre productivité tout en respectant l’horloge. Par exemple, la technique Pomodoro divise le travail en petits blocs avec de brèves pauses entre les deux. L’utilisation de cette stratégie de planification vous aidera à mieux vous concentrer pendant la journée, à en faire plus en moins de temps et à ramener moins de travail à la maison.

Codage couleur pour les geeks – Grande planification en un coup d’œil

Un système de codage couleur unique vous aide à déterminer rapidement votre itinéraire. Chaque élément de votre emploi du temps peut se voir attribuer une couleur différente. Le rouge peut être utilisé pour mettre en évidence les réunions client importantes. Par exemple, le jaune peut représenter des tâches à plus long terme comme la planification ou la création de rapports. Le bleu peut représenter le temps passé en famille, les obligations personnelles, etc. Pour terminer les activités plus rapidement, vous devrez hiérarchiser votre emploi du temps. Il existe plusieurs façons d’y parvenir.

Les repères visuels peuvent aider les gens à comprendre les informations plus rapidement, alors allez-y et soyez coloré. Une fois que vous aurez appris votre code couleur, votre emploi du temps quotidien vous dira où et quand vous devez être. Par exemple, un voyant rouge indique une réunion du conseil d’administration à laquelle vous devez vous préparer. Ainsi, quel que soit l’événement, un ruban bleu à la fin de votre emploi du temps vous rappellera que vous ne pouvez pas travailler tard ce soir car vous avez un événement familial.

Définir des alertes sur le logiciel de planification

Planifier un événement ne suffit pas toujours – vous n’utilisez pas le logiciel de planification à son plein potentiel si vous ne définissez pas de rappels pour les événements importants. Par conséquent, définir des rappels pour chaque réunion ou rendez-vous vous aidera à suivre votre emploi du temps. N’oubliez pas de régler également une alarme pour votre temps de trajet.

Vos rappels serviront de sauvegarde si vous oubliez quelque chose ou égarez vos notes papier. Il n’y a rien de pire que de manquer une réunion cruciale ou de donner une mauvaise impression – ce genre de chose nuit à la carrière. Utilisez votre programme de planification pour éviter cela.

Les rappels peuvent également vous aider à vous préparer pour les occasions à venir. Par conséquent, un préavis d’une demi-heure avant une grande présentation vous donne le temps de rassembler vos idées et d’organiser votre matériel. Vous devez vous connaître suffisamment pour voir si vous avez besoin de plus d’une demi-heure. C’est tout ce dont vous aurez besoin si vous vous êtes préparé la veille et que tout est prêt pour cette réunion.

Autres personnes à contacter dans le logiciel de planification

Se préparer et assister à une réunion où l’autre partie ne se présente pas est contre-productif. Les deux parties doivent convenir d’un calendrier. Même si vous faites tout parfaitement, il y a des moments où quelqu’un peut être en retard ou ne pas se présenter à une réunion. Toute votre planification et votre organisation seront vaines.

Pour éviter cela, envoyez des rappels aux personnes avec qui vous avez fait des projets. La plupart des logiciels de planification vous permettent de configurer des messages de rappel.

Les dirigeants peuvent créer le rappel parfait une fois et l’utiliser pour tous les engagements futurs pour tous les membres de leur équipe.

Les gens n’auront plus à s’inquiéter du fait que des collègues ou des clients sautent des réunions ou écrivent des e-mails personnalisés à chaque fois. Ils peuvent également partager un ordre du jour de réunion ou un lien de planification pour améliorer la collaboration – et le même processus et travail lors de la gestion de vos équipes hybrides. horaires de travail hybrides.

Nous devons arrêter d’utiliser notre logiciel de planification uniquement pour les bases. Au lieu de cela, les cadres devraient utiliser la gamme de fonctionnalités utiles de cet outil logiciel pour augmenter la productivité à l’échelle de l’entreprise.

Commencez dès aujourd’hui pour tirer le meilleur parti de votre temps. N’oubliez pas que l’utilisation de votre logiciel de planification – « maintenant » – épelé à l’envers signifie que vous avez « gagné ».

Crédit d’image : Andrea Piacquadio ; les pixels ; Merci!

Cet article a été initialement publié ici.

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