Comment faire un remue-méninges et planifier des événements avec vos amis et votre famille

Avez-vous déjà essayé de planifier un grand événement avec des amis ou en famille – comme des vacances, une rénovation domiciliaire ou une réunion – et souhaité pouvoir mettre tout le monde sur la même page métaphorique ?

Grâce aux applications qui prennent en charge la collaboration, vous peut rassemblez toutes les parties dans le même tableau blanc, calendrier, document ou autre fichier en ligne. Et vous pouvez commencer avec des logiciels gratuits qui se trouvent peut-être déjà sur votre téléphone, votre tablette et votre ordinateur. Voici un aperçu.

Commencer

Les systèmes iOS d’Apple et Android de Google incluent des applications gratuites qui prennent en charge la participation de groupe. Ceux-ci fonctionnent généralement mieux si vous et vos cohortes utilisez tous la version la plus récente de la même plate-forme, en utilisant un identifiant Apple ou un compte Google gratuit. Mais au-delà des applications, vous pouvez collaborer sur des projets dans un navigateur Web avec les fichiers stockés et synchronisés sur les serveurs iCloud d’Apple ou Google Drive.

Commencer une collaboration est facile. Choisissez simplement votre application, créez un fichier et choisissez les personnes avec qui le partager.

Tableaux blancs

Certains projets bénéficient d’un emplacement unique pour tout stocker, partout, en même temps, comme des photos, des notes autocollantes, des liens Web, des documents et des gribouillis fournis par plusieurs personnes. Dans ce cas, envisagez une application de tableau blanc numérique interactif. Comme les tableaux blancs dans un bureau, ces tableaux numériques permettent aux gens d’ajouter, d’effacer et de modifier du contenu, mais les participants qui les utilisent peuvent contribuer et voir les mises à jour en temps réel du tableau sur à peu près n’importe quel appareil.

L’application Freeform d’Apple fournit une toile pour les grandes idées, et le site de l’entreprise contient des instructions détaillées pour l’utiliser sur un iPhone, un iPad et un Mac. Une fois que quelqu’un a démarré un tableau Freeform et l’a partagé avec d’autres via Apple Mail, Messages ou AirDrop, le travail de groupe commence. Les tableaux peuvent également être exportés sous forme de fichiers PDF pour ceux qui n’ont pas l’application. Le service FaceTime d’Apple est intégré pour les appels vidéo en temps réel lors d’une session de collaboration.

Le Jamboard de Google est une autre application de tableau blanc en ligne. Il fonctionne sur les appareils Android et iOS, ainsi que dans Google Chrome et d’autres navigateurs Web (sans parler du coûteux matériel de tableau blanc alimenté par le cloud de Google). La personne qui démarre le fichier « jam » doit avoir un compte Google, mais ce n’est pas obligatoire pour les autres collaborateurs. Les fichiers sont stockés sur Google Drive et Jamboard permet la collaboration sur une session Google Meet. Le site d’assistance de Google contient des instructions pour utiliser Jamboard n’importe où.

Documents, feuilles de calcul et plus

Certains projets peuvent ne pas avoir besoin d’un tableau blanc, comme le calendrier d’une ligue de softball locale. Pour des projets plus simples, travailler ensemble sur un document, une feuille de calcul ou une présentation partagés peut être plus efficace.

La suite logicielle de bureau basée sur iCloud d’Apple de Pages, Numbers et Keynote permet la collaboration, tout comme le logiciel Google Docs, Sheets et Slides qui stocke vos fichiers sur Google Drive. Comme pour les applications de tableau blanc, les participants doivent être invités et la personne qui a démarré le fichier peut définir des autorisations pour savoir qui peut faire quoi.

Vous pouvez également partager des notes et des listes en ligne à partir des applications utilitaires gratuites de votre téléphone. Dans les applications Notes et Rappels d’Apple, appuyez simplement sur l’icône « action » (le carré avec la flèche vers le haut) pour accéder au menu permettant de partager les fichiers avec d’autres. Grâce à l’application Google Keep pour Android et iOS, vous pouvez partager des listes, des dessins et des notes ; ouvrez simplement l’élément que vous souhaitez partager, appuyez sur le menu d’action à trois points et sélectionnez Collaborateur.

Calendriers

Les applications de calendrier d’Apple et de Google vous permettent de créer et de partager des calendriers, qui peuvent être utilisés pour des choses comme la coordination des horaires des camps d’été, le travail des entrepreneurs et d’autres événements complexes au-delà du calendrier familial par défaut que vous utilisez peut-être déjà.

Pour configurer un nouveau calendrier dans l’application Calendrier iOS, sélectionnez Calendriers en bas de l’écran. Choisissez l’option Ajouter des calendriers, nommez le nouveau calendrier et appuyez sur Terminé. Pour le partager avec d’autres, sélectionnez à nouveau Calendriers en bas de l’écran et appuyez sur l’icône « i » encerclée à côté de celui que vous souhaitez partager. Sélectionnez l’option Ajouter une personne, entrez les adresses e-mail des personnes qui partageront le calendrier et appuyez sur Ajouter.

Bien que Google Agenda pour Android et iOS vous permette d’afficher et de modifier des calendriers partagés à partir des applications ou d’un navigateur, pour l’instant, la création et le partage de calendriers ne peuvent être effectués qu’à partir du navigateur, pas des applications. Pour créer un nouveau calendrier sur le Web, ouvrez Google Agenda sur le Web et, dans la zone Autres calendriers sur le côté gauche de l’écran, cliquez sur l’icône « + », puis sur Créer un nouveau calendrier. Nommez-le et cliquez sur Créer un calendrier.

Pour le partager, accédez à la zone Mes calendriers sur le côté gauche du navigateur, passez le curseur sur le calendrier souhaité et cliquez sur l’icône de menu à trois points. Choisissez Paramètres et partage, puis faites défiler jusqu’à la section « Partager avec des personnes ou des groupes spécifiques » pour ajouter vos personnes.

Cela peut prendre quelques étapes pour que tout le monde soit connecté à votre calendrier ou à votre projet, mais après cela, vous serez littéralement tous sur la même page.