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5 conseils pour améliorer votre espace de travail Google cet été


Quand on pense à l’été, la productivité ne vient pas toujours à l’esprit. Comme la plupart des lieux de travail et des indépendants, Google Workspace est extrêmement populaire et crucial pour la gestion du travail, mais de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la tâche ne sont pas largement connues. Vous trouverez ci-dessous cinq conseils qui vous aideront à mieux organiser votre Google Drive et à tirer le meilleur parti de votre compte afin de passer moins de temps au travail et plus de temps à profiter du soleil.

Supprimez les anciens fichiers et dossiers dont vous n’avez plus besoin

Nous avons beaucoup de fichiers sur nos ordinateurs. Tous ces documents, photos, etc., ne sont probablement plus nécessaires et doivent être supprimés. Idéalement, vous devriez faire des sauvegardes régulières de votre ordinateur. Sinon, assurez-vous de faire une sauvegarde complète de tout sur votre Mac ou PC avant de supprimer un seul fichier.

Une fois cela fait, parcourez les dossiers de votre ordinateur où vous enregistrez habituellement le contenu, puis triez les fichiers à l’intérieur par date. Supprimez ceux dont vous n’avez plus besoin, en particulier ceux qui ont plus d’un an. Si vous manquez d’espace de stockage, triez les fichiers par taille et supprimez les plus gros, en supposant qu’ils ne sont plus nécessaires.

Configurez des libellés et des filtres pour organiser votre boîte de réception

Le courrier électronique est un outil précieux mais peut être aggravant s’il n’est pas organisé correctement. Gmail propose depuis longtemps un système d’étiquetage qui permet aux utilisateurs de trier les e-mails pour diverses raisons à l’aide d’un système de code couleur. Cela rend le filtrage beaucoup plus facile et parfaitement adapté aux tâches lorsque vient le temps de supprimer les messages inutiles.

À l’avenir, envisagez Kiwi pour Gmail, qui pousse le filtrage à l’extrême avec une boîte de réception ciblée. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez réduire les messages par jour ou par semaine, et séparer ceux avec des pièces jointes, etc.

Utilisez des applications pour gagner du temps

Il existe de nombreuses applications permettant de gagner du temps sur le marché, et le nettoyage de printemps est le moment idéal pour commencer. Services comme dans le sens des aiguilles d’une montre, au contraire, permettent de créer des horaires quotidiens plus innovants pour les particuliers comme pour les entreprises. Essai gratuit, Clockwise optimise votre emploi du temps en replanifiant les réunions conflictuelles et en libérant des blocs de temps ininterrompus. Ce faisant, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte le plus.

Par exemple, notre application, Kiwi pour Gmail, facilite la suppression des spams par e-mail et est plus efficace pour organiser vos newsletters et autres e-mails en masse qui ont tendance à s’accumuler après avoir visité une boutique en ligne et… d’autres sites. Cette application facilite la désinscription des listes de diffusion dont vous ne voulez plus.

Si vous trouvez qu’il est difficile d’apporter une commande à votre e-mail ou à votre calendrier quotidien, Kiwi pour Gmail et Clockwise sont d’excellents points de départ. Utilisez l’été comme excuse pour changer la façon dont les choses sont faites au fur et à mesure que vous progressez dans l’année.

Utilisez un code couleur pour différencier les différents types de fichiers

Google n’est pas le seul à proposer un code couleur. Vous pouvez trouver des outils d’organisation de fichiers et de dossiers similaires pour Windows 11 et macOS Monterey. Les deux systèmes d’exploitation fournissent des fonctionnalités de codage couleur intégrées, ces dernières comprenant des offres plus larges. Dans tous les cas, des outils logiciels tiers sur les deux systèmes ajoutent de la profondeur au codage couleur des fichiers et des dossiers. Commencez par les options natives et passez à d’autres solutions si nécessaire.

Une façon de séparer le contenu à l’aide de couleurs est par sa priorité, peut-être en utilisant du rouge pour désigner vos fichiers les plus essentiels. Vous pouvez également envisager d’utiliser une couleur (ou différentes nuances de la même couleur) pour séparer les fichiers professionnels et personnels. Le meilleur choix pour vous variera en fonction de vos besoins.

Renommer les fichiers pour les rendre plus faciles à trouver

Vous souvenez-vous d’avoir parcouru ces fichiers et dossiers sur votre ordinateur pour trouver ceux à supprimer ? Ce processus est beaucoup plus simple si vous pouvez dire par le nom ce qu’ils impliquent. En d’autres termes, utiliser « document-1 » et « book-1 » comme noms de fichiers n’est pas vraiment idéal. Au lieu de cela, commencez une nouvelle habitude de nommer les fichiers et les dossiers d’une manière qui facilitera leur recherche ultérieure. Créez un système à partir de toutes les idées, systèmes et IA disponibles.

Utilisez Summer comme une opportunité de renommer vos fichiers et dossiers pour les rendre plus descriptifs. Cela facilite grandement la recherche de fichiers à l’avenir. Par exemple, vous pouvez renommer des fichiers en ajoutant le nom du département ou du projet, des balises, des dates, etc. Les choix sont infinis.

Quoi que vous fassiez, soyez cohérent et continuez à suivre le processus de changement de nom. Alors vous serez content de l’avoir fait.

Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pendant le grand ménage de printemps pour mieux organiser votre espace et votre vie numérique. En suivant les cinq conseils ci-dessus, vous pouvez organiser votre boîte de réception, vos fichiers et vos dossiers. Mieux encore, aucune de ces recommandations ne prend autant de temps, ce qui vous laisse plus de temps pour faire quelque chose de beaucoup plus divertissant. Bon été !

Crédit image caractéristique : Photo de Caio ; les pixels ; Merci!

Amanda Marcotte

Amanda Marcotte est vice-présidente de la croissance et du marketing pour Kiwi pour Gmail, une application de bureau qui reprend les fonctionnalités que nous aimons et dont nous dépendons dans Gmail et Google Workspace et les sépare en dehors du navigateur.


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